RGPD

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), est entré en application le 25 mai 2018. Ce règlement vise à renforcer les droits des personnes et responsabilise davantage les organismes qui traitent leurs données. C’est dans ce cadre que Heitz a engagé, depuis plusieurs mois, une démarche de conformité afin de garantir la protection de vos données personnelles et celles de vos clients.
Notre objectif est, en toute transparence, de vous faire comprendre la manière dont nous utilisons ces données et de vous donner la possibilité de les maîtriser.

Heitz et les données de ses clients.

Quelles données recueillons-nous ?

La société HI DEVELOPPEMENT recueille directement auprès de vous des données à caractère personnel. Conformément au principe de minimisation, nous ne collectons que les données nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Les différentes catégories de données collectées lors de votre souscription et dans le cadre de votre utilisation de nos services ou applications sont les suivantes :

  • Données d’identification (notamment nom, prénom, informations sur votre centre)
  • Données de contact (notamment adresse postale, email, numéros de téléphone)
  • Données commerciales (liste des produits et services dont vous bénéficiez)

Pour quelle utilisation?

Chaque traitement de données est assigné à un but, qu’il s’agisse de la tenue d’un fichier clients, de la collecte de coordonnées de prospects via un questionnaire ou de la mise à jour d’un fichier fournisseurs. Ces données nous servent par exemple pour effectuer une livraison, éditer une facture ou, vous proposer des mises à jour en adéquation avec vos besoins.

Vos données à caractère personnel sont collectées et traitées uniquement sur la base des fondements juridiques prévus par la réglementation:

Vos données à caractère personnel sont collectées et traitées uniquement sur la base des fondements juridiques prévus par la réglementation:

1. Dans le cadre de l’exécution d’un contrat :

  • Gestion du compte client,
  • Identification et authentification du client ou de l’utilisateur,
  • Communications avec le client (assistance technique et commerciale),
  • Gestion des précontentieux, des contentieux et des impayés,
  • Gestion des droits et des demandes d’exercice des droits des personnes,
  • Fourniture et fonctionnement des services,
  • Hébergement des données du client ou utilisateur,
  • Administration et gestion du réseau et des services.

À des fins d’intérêts légitimes ou, le cas échéant, sur la base de votre consentement:

  • Lutte contre la fraude et prévention des impayés,
  • Enrichissement et valorisation de la base clients/prospects,
  • Développement des produits, services et offres commerciales,
  • Réalisation d’études statistiques, d’analyses et de mesures d’audience,
  • Déploiement et exploitation du réseau,
  • Sécurisation du réseau

Pour assurer le respect de nos obligations légales et règlementaires telles que définies par la législation en vigueur:

Qui a accès à vos données personnelles et pendant combien de temps ?

Seule la société HI DEVELOPPEMENT ont accès à vos données personnelles. La suppression des informations en cas d’inactivité prolongée est de 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale. Nous devons toutefois conserver certaines données en raison d’obligations légales (notamment comptabilité, contentieux, etc.). Nous les archivons dans une autre base de données dont l’accès est plus restreint.

Quelle sécurité pour vos données?

Concrètement, HI DÉVELOPPEMENT a mis en place des actions majeures pour sécuriser vos données:

  • Heitz a effectué une mise à jour de l’accord de protection des données
  • Heitz a nommé un délégué à la protection des données (DPO)
  • Heitz héberge ses données sur un serveur sécurisé
  • Heitz a intégré au logiciel un cryptage des données en cas de vol de la base

Quels sont vos droits et modalités d’exercice ?

Vous pouvez demander à tout moment l’accès aux données à caractère personnel vous concernant, leur rectification, leur effacement (dans la mesure où cela n’empêche pas la bonne exécution du contrat ou le respect des obligations légales) et la limitation d’un ou plusieurs traitements particuliers de données vous concernant, dans les conditions prévues par la réglementation.

Vous pouvez exercer vos droits à tout moment en nous envoyant un mail à heitz@heitzsystem.com ou un courrier postal à l’adresse ci-dessous en précisant dans votre lettre votre nom, prénom, ainsi qu’une copie de votre pièce d’identité:

9Bis Allée de la Verne
84370 Bédarrides

Heitz et les données de vos clients.

Le comportement que vous devez adopter en tant qu’utilisateur du logiciel

En tant qu’exploitant et utilisateur du logiciel Heitz system et des applications mobiles, vous devez, vous aussi, vous conformer au respect de la RGPD. Vous vous engagez à ne saisir que des informations à caractère personnel de vos clients, utiles au fonctionnement de votre entreprise. Dans la partie CRM, aucune inscription de propos excessifs ou non pertinents ne devront être saisies.
Nous vous invitons également à effectuer toutes les mises à jour du logiciel susceptibles de faire l’objet d’une amélioration à la mise en œuvre de la RGPD.

Nos conseils et coups de pouce pour que votre centre soit conforme au RGPD

RPGD Diagram

En tant qu’utilisateur du logiciel Heitz System, vous êtes le responsable du traitement des données personnelles de vos adhérents et de votre personnel. Par conséquent, vous devez être en conformité avec le GDPR. Pour cela, nous vous donnons quelques clefs et nous vous recommandons fortement de vous rapprocher de professionnels locaux, tels que des consultants ou des avocats, qui évalueront vos propres caractéristiques et définiront les actions appropriées.
Vous trouverez ci-dessous quelques-unes des principales activités sur lesquelles vous pouvez commencer à travailler :

  • Vérifier la qualité de vos données et déterminer les finalités du traitement des données :
    1. Définir les types de données que vous gérez, en particulier si vous traitez des données relatives à la santé, telles que les mensurations.
    2. Mettre à jour votre politique de confidentialité et consentement, en particulier la politique de confidentialité qui indique à vos clients les types de données que vous gérez et leur finalité.
  • Vérifier la qualité de vos données et déterminer les finalités du traitement des données :
    1. Le logiciel Heitz system vous permet de télécharger votre politique de confidentialité, les conditions d’utilisation et les consentements à afficher chaque fois qu’un nouveau client est inscrit dans la base de données du logiciel. Si vous envoyez des communications marketing profilées, il est probable que vous deviez obtenir un consentement explicite de vos clients.
    2. Le logiciel Heitz vous permet de sélectionner les types de communication que vous envoyez pour filtrer automatiquement les clients ayant fourni le consentement correspondant.
  • Clarifier les rôles et les responsabilités dans votre organisation en désignant votre propre responsable de la protection des données
  • Limiter l’accès à certaines données aux personnes concernées. Le logiciel Heitz system vous permet de définir différents accès et autorisations selon le rôle des employés, par exemple : les «coachs sportifs» qui ont accès à certaines données des membres, ou les «administrateurs» qui ont une visibilité sur tous les membres et sur les données du personnel.
    1. Il est suggéré que tout votre personnel utilise des comptes individuels pour accéder aux données de vos clients, notamment lors de la connexion à l’interface du logiciel Heitz system, en saisissant leur identifiant et mot de passe personnel à chaque utilisation.
  • Choisir des fournisseurs responsables qui sont conformes au RGPD. Il est de votre devoir de vous assurer que tous les outils et services que vous utilisez sont conformes au RGPD (ex: logiciels, installations, …)
  • Communiquer sur la récolte, l’utilisation et la gestion des données personnelles. Commencez par définir les données recueillies, puis expliquez leur finalité, la durée de leur conservation et la sécurité mise en place . Pour finir, vous devez expliquer quels sont les droits de vos membres (ex : droit à l’oubli, droit de rectification, …) et indiquer les modalités d’exercice (adresse mail ou postale à laquelle les membres peuvent exercer leurs droits).
    • Quelle sécurité pour les données vos clients ?

      HI DÉVELOPPEMENT a mis en place plusieurs fonctionnalités pour vous aider dans l’application du RGPD :

    • Heitz a intégré au logiciel une exportation des données clients,
    • Heitz a intégré au logiciel un cryptage des données personnelles des clients en cas de vol de la base,
    • Heitz a intégré au logiciel la possibilité de rendre anonyme une fiche client (suppression des noms ,prénoms, emails, adresses, numéros de téléphone, …)
    • Heitz a intégré au logiciel le consentement obligatoire pour les contacts par email, téléphone, SMS, courrier,..
    • Heitz a intégré au logiciel le refus du consentement pour les clients étant en état « non renseigné »
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