Questions, Réponses


La solution Heitz System est-elle suffisante pour gérer toute mon activité ?


Oui, notre solution est composée d’une gamme complète de logiciels nécessaires à votre activité.
Cela inclut :

  • la gestion commerciale,
  • la gestion clientèle,
  • le contrôle d’accès,
  • la gestion financière (caisse, vente, règlement, échéance, impayé, avoir, remboursement),
  • les prélèvements automatiques au format SEPA,
  • la gestion des plannings, de la prise de rendez-vous, de la réservation par Internet,
  • les fiches d’entraînement, les tests et les bilans de santé,
  • la diététique,
  • la fidélisation, les relances commerciales et financières (courrier, SMS, email, publipostage),
  • les contremarques,
  • la comptabilité (export vers les logiciels de comptabilité les plus courants du marché),
  • et bien d’autres possibilités…

Combien de lecteur de contrôle d’accès me faut-il ?


Un seul lecteur suffit pour programmer les cartes et contrôler les clients lors de leur venue. Toutefois, vous pouvez installer d’autres lecteurs de cartes sur des portes ou installations spécifiques (UVA, squash, machine vibrante, distributeur de boissons, automate, …) le tout gérer avec la carte du client.

Aux heures de pointes j’ai beaucoup de passage. Le système est-il assez rapide ?


Oui, le contrôle d’accès vérifie le solde client, les horaires, les échéances, les dates de validité et ce en moins d’une seconde ce qui permet de contrôler un très grand nombre de passages en très peu de temps rendant l’accueil de votre établissement sécurisé et fluide.

Le système décompte-t-il les séances automatiquement ?


Oui, lors du passage de la carte du client une séance est automatiquement retirée de son carnet. Le système possède d’autres fonctions dont une alerte sonore et visuelle du nombre de séances restantes.

Le système prévient-il lorsque mes clients arrivent en fin d’abonnement ?


Oui, le système permet de vous prévenir et de prévenir le client que l’abonnement va bientôt finir. Un message sonore et visuel vous informe lors du passage du client. Vous disposez également de statistiques journalières qui vous donnent ces informations.

Le fichier de prélèvement bancaire généré par le logiciel peut-il être utilisé par toutes les banques ?


Oui, le fichier que le logiciel crée est au format SEPA qui est le standard européen utilisé par l’ensemble des banques. Il n’est pas nécessaire de posséder un autre logiciel, le fichier créé peut être envoyé directement à votre banque (courrier, email, site Internet,…).

Le système gère-t-il les objectifs commerciaux ?


Oui, le système intègre une gestion commerciale permettant de définir des objectifs de groupe ou individuel ainsi que les commissions pour tous les articles ou abonnements vendus par chaque commercial. Des statistiques, très simples d’utilisation, permettent de visualiser clairement ces informations.

Est-il possible d’exporter mes données vers un logiciel de comptabilité ?


Oui, l’exportation des ventes et des règlements est possible vers les principaux logiciels de comptabilité du commerce comme EBP™, Ciel™, Sage™, Quadra™,…. Pour rendre cette exportation possible, vous pouvez configurer des numéros comptables pour les clients, les articles, les modes de paiement,….

Est-il possible de contrôler ce que font mes employés ?


Oui, le système comporte une gestion simple des droits employés permettant d’autoriser ou d’interdire certaines opérations pour chacun des employés comme la modification, la suppression ou la visualisation des données financières. De plus, toutes les opérations effectuées par les employés sont notées. Il est possible de les consulter directement sur la fiche du client ou de façon globale dans le logiciel de statistiques permettant ainsi une traçabilité complète et permanente.

Le système gère-t-il les produits constatés d’avance (PCA) ou les abonnements à servir ?


Oui, il est possible de configurer chaque abonnement pour gérer les PCA. Vous pouvez les éditer tout au long de l’année ou au moment du bilan pour permettre de les intégrer à votre comptabilité.

Quel type d’abonnement le système gère-t-il ?


Les types d’abonnements gérés sont les incontournables :

  • Le carnet de X séances avec décompte automatique,
  • L’abonnement au mois (mensuel, trimestriel, annuel,…),
  • Les abonnements infinis

Certains plus spécifiques :

  • Les abonnements avec reconduction automatique,
  • Les abonnements au temps passé (heure, minute ou seconde),
  • Les abonnements avec des limites de passage (Ex. : 2 séances par semaine, heures creuses, …)
  • Les abonnements avec décompte financier et/ou de points au passage,
  • Les abonnements composés de tous les types précédents simultanément.

Est-il possible de vendre des produits autres que les abonnements ?


Oui, le système comporte un logiciel de caisse (qui peut être utilisée avec un écran tactile) remplaçant une caisse enregistreuse. Vous pouvez vendre des articles tels que des boissons, des vêtements ou bien des packs d’articles (Ex. : « Menu de Midi » composé d’une boisson, d’une salade et d’un café). Il est possible d’éditer soit un ticket de caisse soit une facture si le client le désire. Vous pouvez y connecter d’autres périphériques : lecteur de code-barres pour les articles, tiroir-caisse, afficheur LCD client, TPE, ….

Le système gère-t-il le stock ?


Oui, il existe une gestion précise du stock. Au travers, notamment, des alertes disponibles quotidiennement sur les articles bientôt en rupture de stock, des états d’inventaire ou d’une configuration permettant d’activer/désactiver la gestion de stock pour certains produits non quantifiables comme le sirop, le café,…

Est-il possible d’automatiser certaines actions quotidiennes ?


Oui, de nombreuses actions peuvent être automatisées comme les prélèvements, les relances prospects et financières, les envois de SMS, les envois d’email, les reconductions d’abonnement ainsi que de nombreuses statistiques : anniversaire, fidélisation, parrainage, ….

Vais-je pouvoir gérer seul mon prélèvement automatique ?


Oui, la mise en place du prélèvement automatique se fait simplement dans la configuration sur chaque abonnement et chaque mois il suffit de cliquer sur un bouton pour générer le fichier de prélèvement.

Est-ce que la porte d’entrée peut s’ouvrir automatiquement ?


Oui, les lecteurs de cartes doivent simplement être équipés d’une commande d’ouverture de gâche. Vous pouvez brancher toute sorte de périphérique : porte, tripode, barrières de parking, portes coulissantes vitrées, portail,….

Le logiciel peut-il remplacer une caisse enregistreuse ?


Oui, le logiciel de caisse permet de vendre différents articles. De plus, vous pouvez connecter un écran tactile, un tiroir-caisse, une imprimante ticket transformant le logiciel en véritable caisse enregistreuse.

Est-ce que le logiciel peut m’aider à fidéliser ma clientèle ?


Oui, le système offre un grand nombre de possibilités : parrainage, système de points cadeau, statistiques automatiques, étude de satisfaction, CRM ou GRC,….

Est-ce que je vais pouvoir gérer les échéanciers de paiement ?


Oui, un échéancier de paiement est disponible sur la fiche du client pour chacun de ses abonnements. Cet échéancier est en relation avec son financier et n’est consultable que selon les droits que possèdent les employés.

Est-ce que je vais pouvoir gérer les réservations de mes clients ?


Oui, le logiciel de planning offre plusieurs possibilités de gestion. Il est en relation avec un module de réservation pouvant être utilisé par le client soit dans votre établissement sur la borne interactive, soit de chez lui grâce à une connexion internet. De plus des applications smartphone sont disponibles sur les stores gratuitement.

Est-ce que je vais pouvoir établir les programmes d’entraînement sportif de mes clients ?


Oui, le logiciel permet de créer des programmes d’entraînement soit en utilisant des programmes type fournis soit en créant entièrement un programme. Vous pouvez facilement changer les photos fournies pour les exercices par les vôtres.

Est-ce que je vais connaître le taux de fréquentation de mon centre ?


Oui, dès la première page du logiciel vous pouvez voir une courbe de fréquentation (par jour, par semaine, par mois) en temps réel. De plus, de nombreuses statistiques concernant la fréquentation sont disponibles. Il vous sera possible d’effectuer des comparaisons sur plusieurs périodes ou sur plusieurs années.

Est-ce que je vais pouvoir gérer les carnets à coupons pour les comités d’entreprise ?


Oui, le logiciel dispose de contremarques permettant de gérer de façon sécurisée les coupons concernant les comités d’entreprises.

Comment rentabiliser l’achat du logiciel ?


Les cartes à puce contact ou sans contact sont de vrais produits publicitaires sur lesquelles votre logo et vos coordonnées apparaissent. Vous allez pouvoir les vendre ou les cautionner ce qui permettra de faire rapidement un bénéfice et selon la quantité utilisée absorber le coût d’achat du logiciel.

Est-il possible d’ouvrir mon établissement 7J/7J, 24h/24h ?


Oui, de nombreux établissements fonctionnent déjà comme ça. L’ensemble des matériels et logiciels permettent d’atteindre facilement cet objectif.

Je ne suis pas informaticien, vais-je pouvoir utiliser le logiciel ?


Oui, l’utilisation du logiciel est simple et intuitive et des centaines de commerciaux, employés et professeurs l’utilisent tous les jours sans pour autant avoir des connaissances en informatique.

Dois-je payer tous les mois ?


Non, vous achetez le logiciel, le lecteur de cartes et les cartes et ils vous appartiennent. Néanmoins, nous vous proposons des facilités de paiement.

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